Le règlement général sur la protection des données (RGPD) impose aux organismes traitant des données personnelles de nombreuses obligations afin de garantir la protection de la vie privée des individus.

Parmi ces obligations, la tenue d’un registre des traitements occupe une place centrale.

Ce document permet de recenser, de documenter et de piloter les traitements de données personnelles mis en œuvre par l’organisme.

Le registre des traitements, une obligation du RGPD pour la plupart des organismes

Une obligation pour les responsables de traitement et les sous-traitants

Le RGPD impose la tenue d'un registre des traitements à la plupart des organismes, qu'ils soient responsables de traitement ou sous-traitants.

Les seules exceptions concernent les entreprises de moins de 250 salariés, qui peuvent bénéficier d’une dérogation sous certaines conditions strictes.

Un document obligatoire pour démontrer la conformité

Le registre des traitements constitue un élément clé pour démontrer la conformité de l’organisme au RGPD. En cas de contrôle de la CNIL, il s’agit de l’un des premiers documents qui seront demandés. Son absence peut entraîner des sanctions.

Un outil essentiel de recensement et de documentation des traitements de données

Recensement exhaustif des traitements de données personnelles

Le registre des traitements permet de recenser de manière exhaustive tous les traitements de données personnelles mis en œuvre par l’organisme. Il offre ainsi une vue d’ensemble des données traitées, des finalités poursuivies, des acteurs impliqués et des mesures de sécurité appliquées.

Documentation détaillée de chaque traitement

Pour chaque traitement recensé, le registre doit comporter un certain nombre d’informations obligatoires, telles que :

• L’identité et les coordonnées du responsable de traitement
• Les finalités du traitement
• Les catégories de données traitées et de personnes concernées
• Les destinataires des données
• Les durées de conservation
• Les mesures de sécurité mises en œuvre

Intégration du registre dans une démarche globale de gouvernance des données

Un outil au service d’une vision stratégique des données

Au-delà de la seule conformité au RGPD, le registre des traitements doit s’inscrire dans une démarche plus globale de gouvernance des données au sein de l’organisme. Il permet de cartographier le patrimoine de données et d’en avoir une vision stratégique. C’est un outil précieux pour piloter et valoriser les données.

Articulation avec les autres outils de gouvernance des données

Le registre des traitements doit être articulé avec les autres outils de gouvernance des données de l’organisme, tels que le référentiel des données personnelles, les politiques de protection des données, les procédures de gestion des droits des personnes ou encore le plan d’assurance sécurité.

L’ensemble de ces outils forme un tout cohérent au service d’une gestion responsable et optimisée des données. En définitive, la tenue d’un registre des traitements n’est pas qu’une simple formalité administrative imposée par le RGPD.

C’est un outil indispensable pour assurer la conformité, mais aussi pour piloter efficacement les traitements de données. Sa mise en place peut sembler complexe, mais des solutions existent pour accompagner les organismes, comme un logiciel de registre des traitements RGPD qui facilite le recensement et la documentation des traitements.

Le registre comme base d’analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD)

Un préalable à l’analyse d’impact

Le registre des traitements constitue un préalable indispensable à la réalisation d’une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD). En effet, l’AIPD ne peut être menée que sur des traitements préalablement recensés et documentés dans le registre.

Une aide à l’identification des traitements à risque

Le registre permet d’identifier les traitements susceptibles de présenter un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées et qui nécessitent donc la réalisation d’une AIPD. Les critères à prendre en compte sont notamment :

• L’évaluation ou la notation des personnes
• La prise de décision automatisée avec effet juridique ou similaire
• La surveillance systématique des personnes
• Le traitement de données sensibles ou de nature très personnelle
• Le traitement de données à grande échelle

Désignation d’un responsable pour la tenue et la mise à jour du registre

Un rôle clé pour assurer la conformité

La désignation d’un responsable chargé de la tenue et de la mise à jour du registre des traitements est essentielle pour assurer la conformité de l’organisme au RGPD. Cette personne doit avoir une bonne connaissance des traitements de données mis en œuvre et travailler en étroite collaboration avec les différents services.

Les missions du responsable du registre

Le responsable du registre a pour missions principales :

• De recenser les traitements de données personnelles
• De collecter les informations nécessaires auprès des services
• De documenter les traitements dans le registre
• De mettre à jour le registre en cas d’évolution des traitements
• De veiller à la cohérence et à l’exhaustivité du registre

Structuration du registre par finalités plutôt que par outils ou services

Une approche centrée sur les objectifs des traitements

Lors de la constitution du registre des traitements, il est recommandé de structurer les informations par finalités plutôt que par outils ou services. Cette approche permet de se concentrer sur les objectifs poursuivis par les traitements et de s’assurer de leur licéité et de leur proportionnalité.

Un même outil peut servir plusieurs finalités

Un même outil, comme un logiciel de gestion de la relation client, peut être utilisé pour plusieurs traitements répondant à des finalités distinctes (gestion des contrats, prospection commerciale, service après-vente, etc.). À l’inverse, une même finalité peut être mise en œuvre à travers plusieurs outils. D’où l’importance de bien distinguer les finalités.